U okviru Javnog poziva za organizacije civilnog društva/nevladine organizacije za predaju prijedloga projekata koji se organizira u sklopu projekta „Regionalni program lokalne demokracije na Zapadnom Balkanu 2“ (ReLOaD2) u saradnji sa Općinom Prozor-Rama, 03.03.2023. godine u trajanju od 11.00 do 12.30 sati održan je prvi od tri planirana mentorska sastanka za zainteresirane predstavnike i predstavnice organizacija civilnog društva (OCD).
Prvi termin mentorskog sastanka je najavljen u Smjernicama objavljenog javnog poziva. Dodatno, kako bi se osiguralo da su OCD obaviještene o mentorskoj sesiji, Općina je uputila poziv za učešće na mentorskom sastanaku koji je objavljen na službenoj internet stranici Općine Prozor-Rama. Sastanak je održan u općinskim prostorijama.
Sastanku je, pored mentora i predstavnika Općine, sudjelovalo ukupno 7 predstavnika/ica iz 6 OCDa (4 muškaraca i 3 žene), kao i predstavnik ReLOaD2 projektnog tima.
Na početku mentorskog sastanka, učesnicima je objašnjen čitav proces treninga i mentoringa koji je unekoliko izmijenjen u odnosu na prošli krug. Također je pojašnjena uloga mentora i kakvu sve vrstu pomoći se od njega može očekivati. Učesnici su pozvani da iskoriste pomoć koja im se nudi kroz trening i mentorske sastanke. Istovremeno jasno je naznačeno da mentor nema mandat da se direktno uključuje u pisanje prijedloga projekta te u cilju osiguranja i primjene transparentnog pristupa realizacija mentorstva po principu „jedan na jedan“ nije dozvoljena, točnije prisustvo mentora i jednog predstavnika/ce jedne OCD nije moguće.
Obzirom da je ovo bio prvi mentorski sastanak, prvi dio bio je posvećen smjernicama za aplikante te samoj formi projektne aplikacije. Potcrtana je važnost temeljitog iščitavanja smjernica za aplikante i pridržavanja svega onoga što je u njima naznačeno. Posebno je naglašen značaj poštivanja administrativno-finansijskih kriterija kao što su minimum i maksimum traženog novca, vremensko trajanje projekta, osiguravanje neophodne dokumentacije kako obavezne tako i dopunske, poštivanja roka za predaju prijedloga projekata te same procedure apliciranja. U tom kontekstu istaknuto je da upravo nepoštivanje administrativno-finansijskih kriterija često bio razlog za eliminaciju. Pomenut je također i značaj kapaciteta same organizacije civilnog društva u kontekstu veličine samoga projekta za koju se aplicira. Sugerirano je učesnicima da i ovaj element uzmu u obzir prilikom kreiranja svojih projektnih prijedloga.
Kako je na prvom treningu (od predviđena tri) prezentirana forma projektne aplikacije, na ovom mentorskom sastanku se kroz nju samo prošlo i praktički ponovio značaj svakog od njenih dijelova.
Prvi termin mentorskog sastanka je najavljen u Smjernicama objavljenog javnog poziva. Dodatno, kako bi se osiguralo da su OCD obaviještene o mentorskoj sesiji, Općina je uputila poziv za učešće na mentorskom sastanaku koji je objavljen na službenoj internet stranici Općine Prozor-Rama. Sastanak je održan u općinskim prostorijama.
Sastanku je, pored mentora i predstavnika Općine, sudjelovalo ukupno 7 predstavnika/ica iz 6 OCDa (4 muškaraca i 3 žene), kao i predstavnik ReLOaD2 projektnog tima.
Na početku mentorskog sastanka, učesnicima je objašnjen čitav proces treninga i mentoringa koji je unekoliko izmijenjen u odnosu na prošli krug. Također je pojašnjena uloga mentora i kakvu sve vrstu pomoći se od njega može očekivati. Učesnici su pozvani da iskoriste pomoć koja im se nudi kroz trening i mentorske sastanke. Istovremeno jasno je naznačeno da mentor nema mandat da se direktno uključuje u pisanje prijedloga projekta te u cilju osiguranja i primjene transparentnog pristupa realizacija mentorstva po principu „jedan na jedan“ nije dozvoljena, točnije prisustvo mentora i jednog predstavnika/ce jedne OCD nije moguće.
Obzirom da je ovo bio prvi mentorski sastanak, prvi dio bio je posvećen smjernicama za aplikante te samoj formi projektne aplikacije. Potcrtana je važnost temeljitog iščitavanja smjernica za aplikante i pridržavanja svega onoga što je u njima naznačeno. Posebno je naglašen značaj poštivanja administrativno-finansijskih kriterija kao što su minimum i maksimum traženog novca, vremensko trajanje projekta, osiguravanje neophodne dokumentacije kako obavezne tako i dopunske, poštivanja roka za predaju prijedloga projekata te same procedure apliciranja. U tom kontekstu istaknuto je da upravo nepoštivanje administrativno-finansijskih kriterija često bio razlog za eliminaciju. Pomenut je također i značaj kapaciteta same organizacije civilnog društva u kontekstu veličine samoga projekta za koju se aplicira. Sugerirano je učesnicima da i ovaj element uzmu u obzir prilikom kreiranja svojih projektnih prijedloga.
Kako je na prvom treningu (od predviđena tri) prezentirana forma projektne aplikacije, na ovom mentorskom sastanku se kroz nju samo prošlo i praktički ponovio značaj svakog od njenih dijelova.
Ponovljen je značaj odabira same projektne ideje i neophodnosti da se ona uklapa u tematske oblasti koje su definirane javnim pozivom. Također je rečeno da je od bitne važnosti postaviti jednu logičnu strukturu projekta koja će imati svoju povezanost kako od samog problema, preko ciljeva, definiranja održivosti projektnih rezultata, pa sve do budžeta odnosno traženih sredstava.
U drugom dijelu sastanka razgovarano je o eventualnim projektnim idejama samih učesnika. Treba istaći da je krajnji rok za predaju prijedloga projekta 28.03.2023 i ima se dovoljno vremena da se projektna ideja iskristalizira i pretvori u prijedlog projekta.
Obzirom da je dio organizacija koje su prisustvovale mentoring sesiji bile organizacije čiji su projekti odobreni u prošlom krugu, neka od pitanja su se odnosila na mogućnost replikacije istog projekta. Jasno je naznačeno da projekat sa kojim će aplicirati, treba da bude novi projekat, koji nešto novo donosi, a da sve ono što je urađeno u prethodnom krugu može da bude dobar temelj koji se može iskoristiti u novom prijedlogu projekta. Također je naglašeno da sama projektna ideja organizacije treba da ima određenu povezanost sa misijom organizacije i iskustvom u toj oblasti. Između ostalog, mentor je apostrofirao i značaj pravilnog vremenskog slijeda projekta, odnosno činjenice da je neophodno da se aktivnosti dešavaju u svakom mjesecu. Treba svakako izbjegavati mogućnost da se jave prazni mjeseci u toku implementacije, odnosno projektni prijedlozi trebaju imati kontinuitet aktivnosti u svom projektnom dizajnu.
U drugom dijelu sastanka razgovarano je o eventualnim projektnim idejama samih učesnika. Treba istaći da je krajnji rok za predaju prijedloga projekta 28.03.2023 i ima se dovoljno vremena da se projektna ideja iskristalizira i pretvori u prijedlog projekta.
Obzirom da je dio organizacija koje su prisustvovale mentoring sesiji bile organizacije čiji su projekti odobreni u prošlom krugu, neka od pitanja su se odnosila na mogućnost replikacije istog projekta. Jasno je naznačeno da projekat sa kojim će aplicirati, treba da bude novi projekat, koji nešto novo donosi, a da sve ono što je urađeno u prethodnom krugu može da bude dobar temelj koji se može iskoristiti u novom prijedlogu projekta. Također je naglašeno da sama projektna ideja organizacije treba da ima određenu povezanost sa misijom organizacije i iskustvom u toj oblasti. Između ostalog, mentor je apostrofirao i značaj pravilnog vremenskog slijeda projekta, odnosno činjenice da je neophodno da se aktivnosti dešavaju u svakom mjesecu. Treba svakako izbjegavati mogućnost da se jave prazni mjeseci u toku implementacije, odnosno projektni prijedlozi trebaju imati kontinuitet aktivnosti u svom projektnom dizajnu.
Partnerstvo sa drugim organizacijama je također bila tema mentoringa. Naglašeno je da aplikanti mogu aplicirati samostalno ili u partnerstvu sa drugim organizacijama civilnog društva/nevladinim organizacijama. Partneri na projektu mogu biti: samo druge organizacije civilnog društva/nevladine organizacije. Partner i aplikant učestvuju u kreiranju i implementaciji projekta, ista pravila se primjenjuju za partnerske organizacije kao i za troškove nosioca projekta (aplikanta). Partnerske organizacije moraju zadovoljiti iste uvjete podobnosti kao i aplikant. Ako aplicira u partnerstvu, “Aplikant,” će biti vodeća organizacija, a ako bude izabran, kao ugovorna strana (“Korisnik”), snositi će u potpunosti pravne i finansijske odgovornosti za izvršenje projekta. Izjava o partnerstvu mora biti ispravno ispunjena i poslana zajedno s prijavom. Ukoliko žele sa nekim ući u partnerstvo bilo bi dobro unaprijed provjeriti sposobnost i spremnost partnerske organiazcije da implementira dio aktivnosti iz projektnog prijedloga.
Na kraju sesije učesnici su još jednom pozvani da uzmu učešće na treninzima i mentorskim sesijama koja slijede.
Slijedeći mentorski sastanak je zakazan za petak 10.03.2023 u sali Općine Prozor Rama sa početkom u 11 sati.
Izvještaji sa održanih mentorskih sastanak će biti objavljeni na zvaničnoj stranici Općine Prozor-Rama, a od predstavnika OCD se očekuje da na mentorske sastanke dolaze sa pripremljenim nacrtima obaveznih dokumenata po javnom pozivu.
