Izvještaj o održanom prvom mentorskom sastanku u okviru javnog poziva za predaju projektnih prijedloga u sklopu projekta Regionalni program lokalne demokracije na Zapadnom Balkanu 2 (ReLOaD2) u općini Prozor-Rama
U okviru Javnog poziva za organizacije civilnog društva/nevladine organizacije za predaju prijedloga projekata koji se organizira u sklopu projekta „Regionalni program lokalne demokracije na Zapadnom Balkanu 2“ (ReLOaD2) u saradnji sa Općinom Prozor-Rama, 22.03.2022. godine u trajanju od 11.00 do 13.00 sati održan je prvi od tri planirana mentorska sastanka za zainteresirane predstavnike i predstavnice organizacija civilnog društva (OCD).
Prvi termin mentorskog sastanka je najavljen u oglasu za javni poziv objavljenom u novinama kao i na zvaničnoj internet stranici Općini Prozor-Rama te Razvojnog programa Ujedinjenih nacija (www.undp.org). Dodatno, kako bi se osiguralo da su OCD obaviještene o mentorskoj sesiji, Općina je uputila poziv za učešće na mentorskom sastanaku koji je objavljen na službenoj internet stranici Općine Prozor-Rama.
Sastanku je, pored mentorice i predstavnika Općine, prisustvovalo ukupno 8 predstavnika/ica iz 6 OCDa (5 muškaraca i 3 žene). Na početku mentorskog sastanka učesnicima je pojašnjena uloga mentora/ice, naglašavajući da je jedina uloga mentora/ice da ukaže na greške, te ne učestvuje u rješavanju istih. Mentor/ica nema mandat da se direktno uključuje u izradu projektnog prijedloga, te u cilju osiguranja i primjene transparentnog pristupa realizacija mentorstva po principu „jedan na jedan“ nije dozvoljena, tačnije prisustvo mentora i jednog predstavnika/ce jedne OCD nije moguće. U toku trajanja javnog poziva, planirana su tri mentorska sastanka.
U prvom dijelu mentorskog susreta mentorica je naglasila važnost dosljedne pripreme dokumentacije (propisanih unificiranih formata) za predaju projektnih prijedloga, te da je neophodno da osnovni dokumenti budu u međusobnoj korelaciji i logičkoj vezi (logička matrica -plan aktivnosti – budžet i aplikaciona forma). Istaknuto je da je neophodno koristiti iste termine/formulacije u svim dokumentima koji sačinjavaju kompletan prijedlog projekta i da je preporučeno koristiti što manje skraćenica u tekstu i učiniti prijedlog projekta čitkim, razumljivim i lakim za čitati. Naglašeno je da treba započeti pripremu projektnih prijedloga i dokumentacije pravovremeno, kako bi u toku trajanja javnog poziva, učešćem na mentorskim sesijama mogli riješavati eventualne dileme.
U drugom dijelu mentorske sesije, OCDa su predstavile svoje prve nacrte logičke matrice. Projektni dizajneri trebaju obratiti pažnju da svaki rezultat ima svoj definirani radni paket (set aktivnosti koje garantiraju isporuku rezultata, numerisane shodno rezultatu) kao i SMART indikator. Vanjski faktor je vezan za pretpostavke. Direktni učesnici projekta ne mogu biti definirani kao pretpostavka.
U okviru Javnog poziva za organizacije civilnog društva/nevladine organizacije za predaju prijedloga projekata koji se organizira u sklopu projekta „Regionalni program lokalne demokracije na Zapadnom Balkanu 2“ (ReLOaD2) u saradnji sa Općinom Prozor-Rama, 22.03.2022. godine u trajanju od 11.00 do 13.00 sati održan je prvi od tri planirana mentorska sastanka za zainteresirane predstavnike i predstavnice organizacija civilnog društva (OCD).
Prvi termin mentorskog sastanka je najavljen u oglasu za javni poziv objavljenom u novinama kao i na zvaničnoj internet stranici Općini Prozor-Rama te Razvojnog programa Ujedinjenih nacija (www.undp.org). Dodatno, kako bi se osiguralo da su OCD obaviještene o mentorskoj sesiji, Općina je uputila poziv za učešće na mentorskom sastanaku koji je objavljen na službenoj internet stranici Općine Prozor-Rama.
Sastanku je, pored mentorice i predstavnika Općine, prisustvovalo ukupno 8 predstavnika/ica iz 6 OCDa (5 muškaraca i 3 žene). Na početku mentorskog sastanka učesnicima je pojašnjena uloga mentora/ice, naglašavajući da je jedina uloga mentora/ice da ukaže na greške, te ne učestvuje u rješavanju istih. Mentor/ica nema mandat da se direktno uključuje u izradu projektnog prijedloga, te u cilju osiguranja i primjene transparentnog pristupa realizacija mentorstva po principu „jedan na jedan“ nije dozvoljena, tačnije prisustvo mentora i jednog predstavnika/ce jedne OCD nije moguće. U toku trajanja javnog poziva, planirana su tri mentorska sastanka.
U prvom dijelu mentorskog susreta mentorica je naglasila važnost dosljedne pripreme dokumentacije (propisanih unificiranih formata) za predaju projektnih prijedloga, te da je neophodno da osnovni dokumenti budu u međusobnoj korelaciji i logičkoj vezi (logička matrica -plan aktivnosti – budžet i aplikaciona forma). Istaknuto je da je neophodno koristiti iste termine/formulacije u svim dokumentima koji sačinjavaju kompletan prijedlog projekta i da je preporučeno koristiti što manje skraćenica u tekstu i učiniti prijedlog projekta čitkim, razumljivim i lakim za čitati. Naglašeno je da treba započeti pripremu projektnih prijedloga i dokumentacije pravovremeno, kako bi u toku trajanja javnog poziva, učešćem na mentorskim sesijama mogli riješavati eventualne dileme.
U drugom dijelu mentorske sesije, OCDa su predstavile svoje prve nacrte logičke matrice. Projektni dizajneri trebaju obratiti pažnju da svaki rezultat ima svoj definirani radni paket (set aktivnosti koje garantiraju isporuku rezultata, numerisane shodno rezultatu) kao i SMART indikator. Vanjski faktor je vezan za pretpostavke. Direktni učesnici projekta ne mogu biti definirani kao pretpostavka.
Pitanje koje se odnosilo na saglasnost za aktivnosti koje će se provesti u školama u toku nastave - šta uraditi ukoliko je OCD pokrenula proces traženja saglasnosti u nadležnom kantonalnom Ministarstvu, a nisu sigurni da li će dobiti saglasnost do kraja trajanja javnog poziva. Odgovor je da je neophodna saglasnost nadležnog kantonalnog Ministarstva ukoliko se aktivnosti sprovode tokom nastave. Takođe je naglašeno da, ukoliko ne dobije OCD saglasnost do roka za predaju projektnih prijedloga, potrebno je priložiti dokaz da su predali zahtjev i navesti prethodna iskustva OCD u traženju sličnih saglasnosti (ukoliko ih je OCD imala) kako bi se dokazala visok stepen vjerovatnoće za dobijenja tražene saglasnosti.
Aplikanti mogu aplicirati samostalno ili u partnerstvu sa drugim organizacijama civilnog društva/nevladinim organizacijama. Partneri na projektu mogu biti: samo druge organizacije civilnog društva/nevladine organizacije. Partner i aplikant učestvuju u kreiranju i implementaciji projekta, ista pravila se primjenjuju za partnerske organizacije kao i za troškove nosioca projekta (aplikanta). Partnerske organizacije moraju zadovoljiti iste uslove podobnosti kao i aplikant. Ako aplicira u partnerstvu, “Aplikant,” će biti vodeća organizacija, a ako bude izabran, kao ugovorna strana (“Korisnik”), snositi će u potpunosti pravne i financijske odgovornosti za izvršenje projekta.
Izjava o partnerstvu mora biti ispravno ispunjena i poslana zajedno s prijavom.
Zaključeno je da je prethodno održana PCM obuka bila korisna i da je čitav ovaj proces objave javnog poziva i mehanizama podrške za OCD kao što su PCM obuka i mentorski sastanci prilika za predstavnike/ce OCD za dodatno učenje kako za pripremu projektnih prijedloga u sklopu ovog javnog poziva, tako i za veće projektne prijedloge za veće fondove. Također je naglašeno da bi predstavnici/e organizacija trebali započeti sa izradom projektnog prijedloga što prije, kako bi se za narednu mentorsku sesiju pripremila konkretna pitanja u skladu sa prezentovanom ulogom mentorice (Logički okvir, plan aktivnosti i budžet projekta). Naglašeno je više puta da je neophodno pročitati Smjernice za aplikante, te važnost realne samo-procjene od strane same OCD u smislu vlastitih kapaciteta i referenci da administrativno i finansijski može upravljati predloženim projektom.
Naredne mentorske sesije planirane su 28. 3. 2022. i 1. 04. 2022 sa početkom u 11,00 sati u prostorijama općinske uprave. Zainteresovani učesnici/e svoje prijave za mentorsku sesiju mogu dostaviti na e-adresu: [email protected]
Aplikanti mogu aplicirati samostalno ili u partnerstvu sa drugim organizacijama civilnog društva/nevladinim organizacijama. Partneri na projektu mogu biti: samo druge organizacije civilnog društva/nevladine organizacije. Partner i aplikant učestvuju u kreiranju i implementaciji projekta, ista pravila se primjenjuju za partnerske organizacije kao i za troškove nosioca projekta (aplikanta). Partnerske organizacije moraju zadovoljiti iste uslove podobnosti kao i aplikant. Ako aplicira u partnerstvu, “Aplikant,” će biti vodeća organizacija, a ako bude izabran, kao ugovorna strana (“Korisnik”), snositi će u potpunosti pravne i financijske odgovornosti za izvršenje projekta.
Izjava o partnerstvu mora biti ispravno ispunjena i poslana zajedno s prijavom.
Zaključeno je da je prethodno održana PCM obuka bila korisna i da je čitav ovaj proces objave javnog poziva i mehanizama podrške za OCD kao što su PCM obuka i mentorski sastanci prilika za predstavnike/ce OCD za dodatno učenje kako za pripremu projektnih prijedloga u sklopu ovog javnog poziva, tako i za veće projektne prijedloge za veće fondove. Također je naglašeno da bi predstavnici/e organizacija trebali započeti sa izradom projektnog prijedloga što prije, kako bi se za narednu mentorsku sesiju pripremila konkretna pitanja u skladu sa prezentovanom ulogom mentorice (Logički okvir, plan aktivnosti i budžet projekta). Naglašeno je više puta da je neophodno pročitati Smjernice za aplikante, te važnost realne samo-procjene od strane same OCD u smislu vlastitih kapaciteta i referenci da administrativno i finansijski može upravljati predloženim projektom.
Naredne mentorske sesije planirane su 28. 3. 2022. i 1. 04. 2022 sa početkom u 11,00 sati u prostorijama općinske uprave. Zainteresovani učesnici/e svoje prijave za mentorsku sesiju mogu dostaviti na e-adresu: [email protected]
