Na temelju članka 15. Zakona o načelima lokalne samouprave u Federaciji Bosne i Hercegovine ("Službene novine FBiH" broj: 49/06) i članka 41. Statuta općine Prozor-Rama ("Službeni glasnik općine Prozor-Rama", broj: 3/01), Načelnik općine Prozor-Rama d o n o s i
PRAVILNIK O INTERNIM PROCEDURAMA
U PROVOĐENJU JAVNIH NABAVA
U PROVOĐENJU JAVNIH NABAVA
OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Pravilnikom o internim procedurama u provođenju javnih nabava (u daljnjem tekstu: Pravilnik) detaljnije se uređuju ciljevi postupka javne nabave, način planiranja javnih nabava, istraživanje tržišta, pokretanje i provođenje postupka javne nabave, praćenje realizacije ugovora o nabavi, ovlasti i odgovornosti u provođenju postupka javne nabave, rad povjerenstva za nabave, arhiviranje predmeta nakon provedenoga postupka nabave, kontrola javnih nabava, obuka službenika za javne nabave, te ostale odredbe u vezi postupaka javnih nabava koje provodi ugovorno tijelo - Općina Prozor-Rama (u daljnjem tekstu: Ugovorno tijelo).
CILJEVI POSTUPKA JAVNE NABAVE
Članak 2.
Ciljevi postupka javne nabave ogledaju se u sljedećem: blagovremena, efikasna i ekonomična nabava roba, usluga, radova u skladu sa stvarnim potrebama Ugovornog tijela, uvažavajući načelo "vrijednost za novac", kao i opća načela navedena u čl. 3. ZJN BiH, primjenjujući odredbe ZJN BiH ("Službeni glasnik BiH" broj: 39/14), odredbe Zakona o izmjenama i dopunama ZJN BiH ("Službeni glasnik BiH" broj: 59/22), te podzakonske akte koji reguliraju materiju javnih nabava, kao i odredbe drugih važećih zakona i podzakonskih akata.
NAČIN PLANIRANJA JAVNIH NABAVA
Članak 3.
Plan nabava, kao i njegove izmjene i dopune, donosi Općinski načelnik.
Općinska/-e služba/-e podnosi/-e zahtjev za nabavu Službeniku za javne nabave.
Zahtjev za nabavu treba sadržavati: podatke o podnositelju zahtjeva, naziv predmeta nabave, procijenjenu vrijednost, količinu, napomenu da je izvršeno istraživanje tržišta (uz prilaganje dokaza), kratko obrazloženje potrebe, naznaku je li nabava neophodna, rok u kojem bi trebalo provesti nabavu, te druge podatke (ukoliko je predmet nabave složeniji od nabava koje inače provodi Ugovorno tijelo).
Ako zahtjev za nabavu ne sadrži navedene podatke, vraća se podnositelju na dopunu. Službenik za javne nabave obrađuje primljene zahtjeve općinskih službi, te priprema i dostavlja
prijedlog Plana nabava za narednu godinu Općinskom načelniku na usvajanje.
Prijedlog Plana nabava za narednu godinu dostavlja se najkasnije do kraja tekuće godine.
Članak 4.
Plan nabava sadrži: naziv predmeta javne nabave, brojčanu oznaku i naziv predmeta nabave iz JRJN, vrstu postupka, dijeli li se predmet na lotove, vrstu ugovora, hoće li biti zaključen ugovor o javnoj nabavi ili okvirni sporazum, razdoblje trajanja ugovora o javnoj nabavi ili okvirnog sporazuma, procijenjenu vrijednost nabave, okvirni datum pokretanja postupka nabave, izvor financiranja, podatak za koju se godinu plan donosi, dodatne napomene.
Objava Plana nabava, kao i njegovih izmjena i dopuna, vrši se u skladu sa odredbama ZJN BiH i odredbama Zakona o izmjenama i dopunama ZJN BiH.
Članak 5.
Plan nabava obuhvaća prošlogodišnje nerealizirane nabave koje se prenose u tekuću godinu i nove nabave u tekućoj godini.
Plan nabava se donosi u roku propisanom ZJN BiH, odnosno Zakonom o izmjenama i dopunama ZJN BiH.
Ukoliko se Proračun ne usvoji u predviđenom roku, a radi realizacije neophodnih nabava, Općinski načelnik donosi Privremeni plan nabava za razdoblje privremenog financiranja.
Izvješće o realizaciji Plana nabava priprema Službenik za javne nabave nakon isteka kalendarske godine na koju se Plan odnosi, a najkasnije 60 dana po isteku.
ISTRAŽIVANJE TRŽIŠTA
Članak 6.
Istraživanje tržišta od strane Ugovornog tijela uključuje sljedeće aktivnosti:
– istraživanje ponuda cijena više potencijalnih ponuditelja,
– istraživanje drugih značajnih stavki za tražene robe, usluge, radove (rok isporuke /izgradnje, razdoblja garancije, servis, troškovi održavanja i sl.).
Načini istraživanja tržišta uključuju: prethodna iskustva prilikom nabave određenog predmeta nabave (postojeće informacije i baze podataka o dobavljačima i ugovorima), istraživanje putem interneta (cjenovnici ponuditelja, web stranice ponuditelja) i drugih sredstava komunikacije, pribavljanje informacija o kretanju cijena za određene proizvode od strane nadležnih institucija (npr. od Agencije za statistiku i sl.), te druge pogodne načine uzimajući u obzir specifičnost pojedine nabave.
POKRETANJE I PROVOĐENJE POSTUPKA JAVNE NABAVE Članak 7.
Postupak javne nabave pokreće se donošenjem Odluke o pokretanju postupka kako je to definirano ZJN BiH i njegovim izmjenama i dopunama.
Odluku o pokretanju postupka donosi Općinski načelnik na temelju Plana nabava.
Članak 8.
U slučaju kašnjenja u pokretanju postupka nabave, kao i odustajanja od planirane nabave, Službenik za javne nabave, nakon konzultacije sa općinskom službom koja je podnijela zahtjev za nabavu iz čl. 3. ovoga Pravilnika, sačinjava pisano obrazloženje u kojem se navode razlozi kašnjenja, odnosno odustajanja od planirane nabave. Obrazloženje se prilaže Izvješću o realizaciji Plana nabava.
Članak 9.
Aktivnosti vezane za provođenje nabave putem izravnog sporazuma ili putem procedure za nabavu neprioritetnih usluga obavlja Službenik za javne nabave, odnosno osoba koja obavlja poslove radnog mjesta viši stručni suradnik za javne nabave i/ili stručni suradnik za javne nabave u skladu sa Pravilnikom o unutarnjoj organizaciji općinskih službi za upravu i drugih službi u općini Prozor-Rama.
Članak 10.
Tendersku dokumentaciju priprema Povjerenstvo za nabave nakon primitka Rješenja o imenovanju za predmetnu nabavu, koje donosi Općinski načelnik.
Povjerenstvo za nabave, prilikom pripreme tenderske dokumentacije, vodi računa da ista bude u skladu sa odredbama ZJN BiH i podzakonskih akata iz oblasti javnih nabava.
Članak 11.
Tendersku dokumentaciju je moguće izmijeniti ili dopuniti u roku određenom ZJN, i to:
– od strane Povjerenstva za nabave (samostalno);
– od strane Povjerenstva za nabave, a na zahtjev podnositelja zahtjeva za nabavu, ali samo u dijelu T.D. koji se odnosi na tehničku specifikaciju;
– na temelju zahtjeva ponuditelja za pojašnjenjem T.D.;
– na temelju žalbe kandidata /ponuditelja;
– na temelju odluke Ureda za razmatranje žalbi.
– na temelju žalbe kandidata /ponuditelja;
– na temelju odluke Ureda za razmatranje žalbi.
Članak 12.
Tenderska dokumentacija objavljuje se na Portalu javnih nabava, kao i izmjene i dopune iste. Objavu tenderske dokumentacije, te objavu izmjena i/ili dopuna T.D., na Portalu javnih nabava vrši
glavni operater ili pomoćni operater Ugovornog tijela koji je, kao takav, registriran u sustavu "e-nabave".
Članak 13.
Pojašnjenje tenderske dokumentacije priprema i daje Povjerenstvo za nabave (samostalno).
Iznimka je pojašnjenje dijela tenderske dokumentacije koje se odnosi na tehničku specifikaciju.
U tom slučaju, Povjerenstvo proslijeđuje zahtjev za pojašnjenjem T.D. podnositelju zahtjeva za
nabavu ili osobi koja je sačinila tehničku specifikaciju, te na temelju njihovog izjašnjenja priprema i daje pojašnjenje T.D.
Pojašnjenja T.D. se objavljuju na Portalu javnih nabava.
Članak 14.
Na dan otvaranja ponuda ili dan ranije, Službenik za javne nabave priprema i dostavlja na Protokol Ugovornog tijela Zapisnik o zaprimanju ponuda.
Zapisnik o zaprimanju ponuda može pripremiti i na Protokol dostaviti i predsjednik Povjerenstva za nabave u slučaju kada Službenik za javne nabave, iz određenih razloga, nije u mogućnosti to učiniti.
Zapisnik o zaprimanju ponuda sadrži osnovne podatke o postupku javne nabave koji se provodi: naziv i vrstu postupka, broj postupka nabave, broj obavijesti o nabavi, datum objave obavijesti o nabavi na Portalu, podatke o primljenim ponudama (naziv ponuditelja i broj lota - ako je predmet nabave podijeljen na lotove), te datum i sat primitka svake pojedine ponude.
Pored navedenih podataka, Zapisnik sadrži datum kad je sačinjen, kao i potpis osobe koja je zaprimila ponude.
Članak 15.
Podatke o primljenim ponudama u Zapisnik o zaprimanju ponuda upisuje službenik Protokola, te potpisuje isti i odgovoran je za točnost unesenih podataka.
Prethodno, službenik Protokla stavlja otisak prijamnog štambilja na primljene ponude i na koverti ponude upisuje datum i sat primitka ponude, te redni broj primljene ponude. Pored otiska prijamnog štambilja se potpisuje.
Članak 16.
Postupak otvaranja ponuda odvija se na način propisan Zakonom o javnim nabavama BiH, na mjestu i u vrijeme koje je navedeno u obavijesti o nabavi i tenderskoj dokumentaciji.
Članak 17.
Nakon završenog otvaranja ponuda i dostavljanja zapisnika sa otvaranja svim ponuditeljima u skladu sa odredbama ZJN BiH, slijedi pregledavanje i ocjena ponuda od strane Povjerenstva za nabave.
U slučaju kad je kriterij za dodjelu ugovora najniža cijena, provodi se e-aukcija (kroz sustav e-Nabave).
E-aukciju zakazuje Službenik za javne nabave u skladu sa Pravilnikom o uvjetima i načinu korištenja e-aukcije ("Službeni glasnik BiH" broj: 66/16).
Članak 18.
Donošenje odluke o izboru ili odluke o poništenju postupka nabave, te obavještavanje ponuditelja o tome, predstavlja narednu fazu u provođenju postupka nabave.
U svim navedenim fazama postupka nabave, od pokretanja postupka do zaključivanja ugovora, odnosno poništenja postupka (kada su za to ispunjeni zakonski uvjeti), te postupka po žalbi, Ugovorno tijelo obvezno vodi računa da je njegovo postupanje u skladu sa odredbama ZJN BiH, Zakona o izmjenama i dopunama ZJN BiH i podzakonskih akata iz oblasti javnih nabava.
PRAĆENJE REALIZACIJE UGOVORA O NABAVI Članak 19.
Nadležne općinske službe obvezne su kontrolirati izvršenje sklopljenih ugovora.
U svim navedenim fazama postupka nabave, od pokretanja postupka do zaključivanja ugovora, odnosno poništenja postupka (kada su za to ispunjeni zakonski uvjeti), te postupka po žalbi, Ugovorno tijelo obvezno vodi računa da je njegovo postupanje u skladu sa odredbama ZJN BiH, Zakona o izmjenama i dopunama ZJN BiH i podzakonskih akata iz oblasti javnih nabava.
PRAĆENJE REALIZACIJE UGOVORA O NABAVI Članak 19.
Nadležne općinske službe obvezne su kontrolirati izvršenje sklopljenih ugovora.
U tu svrhu općinska služba, koja je podnijela zahtjev za nabavu, u istom određuje osobu zaduženu za praćenje izvršenja ugovora o nabavi.
Praćenje realizacije ugovora o nabavi podrazumijeva praćenje izvršenja ugovorenog sadržaja i financijsko izvršenje ugovora.
Praćenje realizacije ugovora o nabavi podrazumijeva praćenje izvršenja ugovorenog sadržaja i financijsko izvršenje ugovora.
Članak 20.
Praćenje realizacije ugovora o nabavi podrazumijeva:
– preuzimanje i kontrolu predmeta nabave (u količini i kvaliteti kako je ugovoreno);
– provjeru ispunjenja svih ugovornih zahtjeva;
– ovjeravanje pripadajuće dokumentacije (otpremnice, zapisnici povjerenstva i dr.);
– preuzimanje i čuvanje garancija, certifikata, atesta i dr. u vezi predmeta nabave;
– reklamacije u slučaju nepravilne isporuke ili nepoštivanja ugovorenih rokova;
– u slučaju potrebe pokretanje naplate garancije za dobro izvršenje ugovora, odnosno pokretanje naplate garancije za otklanjanje nedostataka u garantnom roku;
– u slučaju potrebe pokretanje naplate ugovorne kazne ili postupka za naknadu štete;
– plaćanje i izvršenje ugovornih obveza Ugovornog tijela kao naručitelja.
Članak 21.
Osobe zadužene za praćenje realizacije ugovora potvrđuju izvršenje ugovora na dokumentima koji su temelj za plaćanje obveza po ugovoru (potpisom na otpremnici, privremenoj situaciji, okončanoj situaciji ili drugom odgovarajućem dokumentu).
Članak 22.
U slučaju da osoba zadužena za praćenje realizacije ugovora utvrdi nedostatke ili nepravilnosti prilikom izvršavanja ugovornih obveza, obvezno o tome obavještava rukovoditelja općinske službe (koja je podnijela zahtjev za nabavu) radi poduzimanja odgovarajućih mjera.
Članak 23.
Kad ugovor o nabavi bude u potpunosti realiziran, osoba zadužena za praćenje realizacije ugovora unosi podatke u Obrazac za praćenje realizacije ugovora, i isti dostavlja Službeniku za javne nabave.
Obrazac za praćenje realizacije ugovora sadrži sljedeće podatke: opis nabave, vrstu postupka, vrijednost ugovora, rok realizacije, način plaćanja, garancije, garantni rok, izmjene osnovnih elemenata ugovora, dodatne robe, usluge ili radove, datum potpune realizacije, naznaku je li pokrenut postupak naknade štete, aktiviranja garancije i/ili naplate ugovornih kazni.
OVLASTI I ODGOVORNOSTI U PROVOĐENJU POSTUPKA JAVNE NABAVE Članak 24.
Za zakonitost provođenja postupka javne nabave odgovorne su sve osobe koje su sudjelovale u predmetnom postupku javne nabave u granicama svojih ovlaštenja.
RAD POVJERENSTVA ZA NABAVE
Članak 25.
Povjerenstvo za nabave imenuje se rješenjem Općinskoga načelnika za svaki postupak nabave (za koji je ZJN BiH propisao obvezu imenovanja povjerenstva) posebno, i djeluje u skladu sa Pravilnikom o uspostavljanju i radu Povjerenstva za nabave ("Službeni glasnik BiH" broj: 103/14).
Rješenje o imenovanju Povjerenstva za nabave sačinjava se nakon donošenja odluke o pokretanju postupka nabave, a najkasnije tri (3) radna dana od dana donošenja odluke o pokretanju postupka nabave.
Povjerenstvo za nabave donosi Poslovnik o radu.
Članak 26.
Poslovi Povjerenstva za nabave su:
– otvaranje zahtjeva za sudjelovanje,
– provođenje javnog otvaranja ponuda,
– pregledavanje, ocjena i uspoređivanje ponuda,
– sastavljanje zapisnika o ocjeni ponuda,
– sastavljanje izvješća o postupku javne nabave,
– davanje preporuke ugovornom tijelu za donošenje odluke o izboru ponuditelja ili odluke o poništenju postupka nabave.
Poslovi Povjerenstva uključuju i:
– pripremu tenderske dokumentacije, korespondenciju sa ponuditeljima, dostavu tenderske dokumentacije, odnosno pripremu poziva za dostavu ponuda na način propisan za konkretni postupak javne nabave, pripremu pojašnjenja tenderske dokumentacije (u skladu sa čl. 13. ovoga Pravilnika), pripremu prijedloga odluke u obliku i sadržaju koji je propisan zakonom, pripremu odgovora po pravnim lijekovima, druge poslove i zadatke vezane za provođenje postupka nabave.
ARHIVIRANJE PREDMETA NAKON PROVEDENOGA POSTUPKA NABAVE Članak 27.
Arhiviranje predmeta nakon provedenoga postupka nabave vrši se u skladu sa odredbama važećih propisa o uredskom poslovanju.
U skladu sa Listom kategorija registraturnog materijala s rokovima čuvanja Općine Prozor-Rama broj: 02/1-44-390-1/21 od 01.06.2021. godine, rok čuvanja akata koji se odnose na javne nabave (tenderi, ponude, zapisnici i dr.) je pet (5) godina, a ugovori koji se odnose na javne nabave čuvaju se trajno.
KONTROLA JAVNIH NABAVA
Članak 28.
Kontrolu javnih nabava vrši Jedinica za internu reviziju Općine Prozor-Rama u razdoblju koje je određeno za vršenje poslova revizije i u predviđenim rokovima, u skladu sa Strateškim i Godišnjim planom interne revizije.
OBUKA SLUŽBENIKA ZA JAVNE NABAVE
Članak 29.
Općinski načelnik će službeniku/ -cima, koji obavlja/- ju poslove javnih nabava, omogućiti kontinuiranu obuku putem seminara koje organizira Agencija za javne nabave BiH ili druga ovlaštena institucija ili organizacija.
Službenicima koji obavljaju poslove javnih nabava će biti omogućeno sudjelovanje na obukama u skladu sa važećim zakonskim odredbama, te odredbama Pravilnika o obuci službenika za javne nabave ("Sl. glasnik BiH" broj: 08/18).
PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 30.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom donošenja, a primjenjuje se od 01.01.2023. godine. Pravilnik će se objaviti u Službenom glasniku Općine Prozor-Rama i na web stranici Općine: www.prozor-rama.org.
Prilog ovoga Pravilnika čini:
- obrazac Zahtjeva za nabavu (JN - ZAHTJEV).
